Starfsreglur stjórnar

1. grein. Skipan stjórnar.

Stjórn Sjálfsbjargar landssambands hreyfihamlaðra, kt.570269-2169, hér eftir nefnd Sjálfsbjörg, skipa fimm aðalmenn sem kosnir skulu á landsfundi til tveggja ára í senn. Jafnframt eru kosnir tveir varamenn. Stjórnarmenn geta hvenær sem er sagt störfum sínum lausum að undangenginni tilkynningu til stjórnar Sjálfsbjargar.

2. grein. Hagsmunatengsl.

Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri skulu greina stjórn Sjálfsbjargar frá hagsmunatengslum, hvort heldur persónulegum sem viðskiptalegum, sem valdið geta vanhæfi þeirra við störf stjórnarinnar og afgreiðslu tiltekinna mála.

Stjórnarmenn skulu halda starfsemi Sjálfsbjargar í heiðri og ekki blanda saman persónulegum málefnum við málefni landssambandsins.

3. grein Skipting starfa innan stjórnar.

Formaður stjórnar er fremstur meðal jafningja og ber meginábyrgð á starfsemi stjórnar. Formaður skal stuðla að virkni í allri ákvarðanatöku hennar. Að auki skal formaður stjórnar m.a:

• Tryggja að nýir stjórnarmenn fái upplýsingar og leiðsögn í starfsháttum stjórnarinnar, málefnum Sjálfsbjargar og helstu þáttum er varða landssambandið.
• Tryggja að stjórnin fái í störfum sínum nákvæmar og skýrar upplýsingar og gögn til þess að hún geti sinnt störfum sínum.
• Taka við tillögu að fundarefni, hugmyndum og skoðunum stjórnarmanna milli funda og koma þeim í farveg ásamt framkvæmdastjóra ef við á og þurfa þykir.
• Útbúa dagskrá stjórnarfunda, í samráði við framkvæmdastjóra, sjá um boðun þeirra og stjórnun, þ.á m. boðun stjórnarfundar að beiðni stjórnarmanns.
• Taka frumkvæði að endurskoðun starfsreglna þessara.
  

4. grein. Verksvið stjórnar.
Stjórn fer með æðsta vald í málefnum Sjálfsbjargar milli landsfunda og ber meginábyrgð á skipulagi starfseminnar.

• Stjórn skal hafa frumkvæði að mótun stefnu Sjálfsbjargar og vinna náið með framkvæmdastjóra.
• Stjórn skal hafa yfirumsjón með fjáröflun til rekstrar Sjálfsbjargar í samstarfi við framkvæmdastjóra.
• Stjórn tekur ákvarðanir um öll mál er varða starfsemi Sjálfsbjargar í samræmi við samþykktir félagsins og stefnuskrá.
• Stjórn gerir formönnum aðildarfélaga grein fyrir störfum sínum og ber undir þau mikilvæg stefnumótandi mál.
• Stjórn er heimilt að skipa tímabundið nefndir eða vinnuhópa um einstök málefni eða málaflokka og setja reglur um störf þeirra.
• Stjórn tilnefnir í opinberar nefndir og ráð eftir atvikum. Stjórn gefur út skipunarbréf til fulltrúa í slíkum nefndum eða vinnuhópum, þar sem meðal annars koma fram starfsskyldur, skipunartími og umboð til nefndarstarfa.
• Stjórnarmenn skulu kynna sér lög og reglur er gilda um frjáls félagasamtök og starfsemi landssambandsins og hafa skilning á hlutverki og ábyrgð sinni. Að auki skulu stjórnarmenn kynna sér samning Sameinuðu þjóðanna um réttindi fatlaðs fólks en hann er lagður starfsemi Sjálfsbjargar til grundvallar.
• Stjórnarmenn skulu taka sjálfstæðar ákvarðanir í hverju máli fyrir sig með hag Sjálfsbjargar að leiðarljósi.
• Stjórnarmenn skulu hafa skilning á markmiðum og verkefnum Sjálfsbjargar og hvernig þeir eigi að haga störfum sínum til að stuðla að því að markmið þessi náist.
• Stjórnarmenn skulu óska eftir upplýsingum við formann og framkvæmdastjóra og kynna sér öll gögn og upplýsingar sem þeir telja sig þurfa til að hafa fullan skilning á rekstrinum og til að taka upplýstar ákvarðanir.
• Stjórnarmenn skulu tryggja að ákvörðunum stjórnar sé framfylgt svo og að jafnan sé gætt að lögum og reglum í rekstri landssambandsins.
• Stjórnarmenn skulu stuðla að góðum starfsanda innan stjórnar.
• Meirihluti stjórnar ritar firma Sjálfsbjargar lsh. Formaður og framkvæmdastjóri hafa prókúru Sjálfsbjargar lsh.
• Stjórn tekur ákvarðanir í öllum málum sem telja verður óvenjuleg eða mikilsháttar en ber að leggja mikilvæg og stefnumótandi mál undir formannafundi. Stjórn getur þó veitt formanni heimild til afgreiðslu slíkra mála. Eins getur formaður afgreitt slíkt mál ef ekki er unnt að bíða ákvörðunar stjórnar án verulegs óhagræðis fyrir starfsemina. Í þeim tilvikum skal formaður tafarlaust tilkynna stjórn Sjálfsbjargar um afgreiðslu málsins.
• Stjórn getur í sérstökum tilvikum falið einstökum stjórnarmönnum, einum eða fleirum, tiltekin mál til athugunar og undirbúnings fyrir afgreiðslu á stjórnarfundi.
• Umsagnir og ályktanir eru lagðar til samþykktar stjórnar í tölvupósti og teljast samþykktar þegar þrír af fimm stjórnarmönnum hafa gefið samþykki sitt nema stjórnarmaður hafi óskað eftir stjórnfundi um málið.

5. grein. Fyrirsvar stjórnar

Formaður stjórnar er málsvari hennar og kemur fram fyrir hennar hönd varðandi málefni út á við fyrir hönd Sjálfsbjargar í samráði við stjórn.

Formaður stjórnar kemur fram fyrir hönd stjórnar gagnvart framkvæmdastjóra.

6. grein. Boðun funda o.fl.

Stjórn skal að lágmarki funda átta sinnum á ári. Stjórnarformaður boðar til stjórnarfundar með minnst viku fyrirvara og skal með fundarboði senda út dagskrá fundar. Óskum stjórnarmanna um málefni funda skal komið til formanns stjórnar.

Stjórnarfund skal boða ef stjórnarmaður óskar og skal hann haldinn innan fimm daga frá því að ósk þess efnis er sett fram. Stjórnarfundur er löglegur ef meirihluti stjórnarfulltrúa sækir fund, þ.m.t. með rafrænni þátttöku.

Fundarboð skal vera í tölvupósti. Skrifleg fundargögn um einstök málefni á dagskrá skulu ef kostur er að jafnaði send stjórnarmönnum minnst tveim dögum fyrir fundinn, nema formaður ákveði annað. Formaður getur ákveðið að skriflegum fundargögnum verði fyrst dreift á fundi og þeim skilað í lok fundarins.

Á reglulegum stjórnarfundum skal að jafnaði taka fyrir eftirfarandi mál:

• Fundargerð síðasta fundar.
• Skýrslu formanns um starfsemi Sjálfsbjargar.
• Fylgja eftir framkvæmd ákvarðana sem teknar hafa verið á stjórnarfundum.

7. grein. Ákvörðunarvald, atkvæðagreiðslur o.fl.

Stjórn er ákvörðunarbær þegar meirihluti stjórnarmanna sækir fund enda hafi fundurinn verið boðaður í samræmi við 6. gr. starfsreglna þessara. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allir stjórnarmenn hafi haft tök á því að fjalla um málið, sé þess kostur.

Formaður stjórnar fundum og varaformaður í forföllum hans. Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum í öllum málum. Atkvæði formanns ræður úrslitum ef atkvæði eru jöfn.

Telur formaður ekki stætt á því vegna sérstakra aðstæðna að bíða þess að haldinn verði stjórnarfundur og getur hann þá tekið ákvörðun um rafrænan fund stjórnar eða að málefnið verði kynnt stjórnarmönnum skriflega með tölvupósti eða símleiðis og haldin verði atkvæðagreiðsla meðal stjórnarmanna á rafrænum fundi eða í tölvupósti.

Stjórnarmenn eru einungis bundnir af sannfæringu sinni, en ekki fyrirmælum þeirra sem hafa kosið þá. Mál skulu almennt ekki borin upp til ákvörðunar á stjórnarfundum nema því aðeins að stjórnarmenn hafi fengið gögn málsins eða fullnægjandi upplýsingar um það fyrir fundinn og haft tíma til að kynna sér efni þeirra.

Mál til ákvörðunar skulu almennt lögð fyrir stjórn skriflega. Séu mál lögð fram á stjórnarfundi til kynningar getur slík kynning verið munnleg.

8. grein. Fundargerðir og fundargerðarbók

Formaður stjórnar skal sjá til þess að gerð sé fundargerð um það sem gerist á stjórnarfundum og um ákvarðanir stjórnar.

Í fundargerð skal skrá eftirfarandi:

• Hvar og hvenær fundurinn er haldinn.
• Hverjir sitja fundinn og hver stýrir honum.
• Dagskrá fundarins.
• Stutta skýrslu um umræður á fundum og hvaða ákvarðanir hafa verið teknar.
• Hvenær og hvar næsti stjórnarfundur verður haldinn, ef við á.  Hver ritað hafi fundargerðina.
• Stjórnarmaður, sem ekki er sammála ákvörðun stjórnar, á rétt á að fá sérálit sitt skráð í fundargerð.
• Fundargerð hvers fundar fer fyrir stjórn rafrænt til yfirlits og er síðan samþykkt á næsta fundi. Fundargerðir skulu geymdar í möppu aðgengilegri stjórnarmönnum.

9. grein. Þagnar- og trúnaðarskylda

Á stjórnarmönnum hvílir þagnarskylda um hagi starfsmanna og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem stjórnarmenn og leynt skulu fara samkvæmt ákvörðun stjórnar, samþykktum Sjálfsbjargar, lögum eða eðli máls, nema um sé að ræða málefni sem stjórn ákveður að gera opinber eða slíkt leiðir af ákvæðum laga og reglna er gilda um frjáls félagasamtök eða samþykktum Sjálfsbjargar. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi.

Ef stjórnarmaður brýtur gegn skyldu sínum eða rýfur að öðru leyti trúnað sem honum er sýndur, skal stjórn fjalla um málið og getur ákveðið að boða til formannafundar sem ákveður hvort kjósa skuli nýjan stjórnarmann. Viðkomandi stjórnarmaður sem talinn er brotlegur er vanhæfur til að fjalla um hvort boðað verði til formannafundar en skal gefinn kostur á að tjá sig um ásakanirnar áður.

Stjórnarmaður skal varðveita öll gögn með tryggilegum hætti, sem hann fær afhent til að gegna starfa sínum sem stjórnarmaður.

Stjórnarmenn, aðrir en formaður, skulu almennt ekki tjá sig við fjölmiðla eða snúa sér til almennings varðandi málefni Sjálfsbjargar, nema að fengnu samþykki stjórnar.

10. grein. Vanhæfi

Skylt er stjórnarmanni og framkvæmdastjóra að upplýsa án tafar um atvik eða aðstæður sem gætu valdið vanhæfi hans við samningsgerð eða meðferð mála. Stjórnarmaður metur eigið hæfi en stjórn ákveðir hvort vanhæfi er fyrir hendi.

Ef ákvarðanir stjórnar varða málefni einstakra stjórnarmanna eða framkvæmdastjóra er rétt að viðkomandi víki af fundi meðan stjórn tekur afstöðu til slíkra málefna.

11. grein. Upplýsingagjöf

Formaður skal á hverjum stjórnarfundi gera stjórn grein fyrir starfsemi Sjálfsbjargar frá síðasta fundi stjórnar í stórum dráttum.

Stjórn getur á fundum krafið formann og aðra helstu starfsmenn Sjálfsbjargar um upplýsingar og gögn sem stjórn eru nauðsynleg til að stjórnarmenn geti sinnt verkefnum sínum.

Upplýsingar frá formanni til stjórnar þurfa að vera á því formi sem stjórn ákveður. Stjórn skal skilgreina hvaða upplýsinga er óskað eftir með reglubundnum hætti. Upplýsingar og gögn skulu vera aðgengileg stjórnarmönnum tímanlega fyrir stjórnarfundi, og á milli þeirra, og skulu allir stjórnarmenn fá sömu upplýsingarnar. Upplýsingar skulu vera eins uppfærðar og nákvæmar og unnt er hverju sinni.

Skýrsla stjórnar skal fylgja ársreikningi ár hvert.

Formaður stjórnar skal gæta þess að fyrirtækjaskrá, ársreikningaskrá, skattyfirvöldum og öðrum stjórnvöldum séu sendar lögboðnar tilkynningar og framtöl.

12. grein. Undirritun ársreiknings o.fl.

Ársreikningur Sjálfsbjargar skal lagður fyrir stjórn til afgreiðslu og skal stjórn undirrita ársreikninginn. Telji stjórnarmaður að ekki beri að samþykkja ársreikninginn, eða hann hefur mótbárur fram að færa sem hann telur rétt að formenn/aðildarfélög fái vitneskju um, skal hann gera grein fyrir því í áritun sinni.

13. grein. Frekari reglur um störf stjórnar

Stjórnarmenn skulu kynna sér og vera bundnir af ákvæðum laga og reglna er gilda um frjáls félagasamtök og sérstökum reglum Sjálfsbjargar um meðferð trúnaðarupplýsinga.

14. grein. Breytingar á starfsreglum stjórnar

Einungis stjórn getur gert breytingar á starfsreglum þessum. Til breytinga á starfsreglunum þarf samþykki einfalds meirihluta stjórnar. Æskilegt er að starfsreglur þessar séu yfirfarnar árlega.

15. grein. Varsla og meðferð starfsreglna

Starfsreglur skal kynna á fyrsta fundi stjórnar eftir landsfund, og taka til meðferðar og afgreiðslu á næsta fundi á eftir. Starfsreglurnar með áorðnum breytingum ef við á, skal geyma með fundargerð annars stjórnarfundar eftir aðalfund. Bóka skal í fundargerð að stjórnarmenn hafi lesið og samþykkt þessar reglur.

Nýkjörin stjórn skal setja sér starfsreglur eða staðfesta að nýju, starfsreglur fráfarandi stjórnar með samþykki á stjórnarfundi.

Stjórnarmönnum, framkvæmdastjóra og endurskoðendum Sjálfsbjargar skal afhent eintak af starfsreglum og samþykktum Sjálfsbjargar sem í gildi eru á hverjum tíma, auk þess sem starfsreglurnar eru birtar á heimasíðu Sjálfsbjargar.